I årsredovisningstider är det många på ekonomi- och informationssidan som jobbar tillsammans med långa texter och stora dokument – i Word eller Indesign. Mot slutet brukar pulsen och tempot gå upp. Samtidigt kan det vara många kockar i soppan, vilket ökar risken för fel. Ett tips: Var försiktig med SÖK/ERSÄTT-funktionen.
Det är bråda dagar på många företag just nu, inte minst de börsnoterade.
På schemat står årsredovisningen med omfattande korrekturläsning, mängder av text- och bildändringar – inte sällan med många olika personer och kompetenser inblandade – och en ständig kamp mot deadlines.
Ibland uppstår situationen att ett ord eller begrepp har använts inkonsekvent eller av annan orsak måste bytas ut genom hela dokumentet.
Då är klassikern SÖK/ERSÄTT effektiv när det gäller att snabbt spåra upp det som felar.
Men även om du har bråttom, undvik att byta ut alla förekomster automatiskt om du inte är absolut säker på att ordet inte kan förekomma i annan användning eller sammansättning än den du tänker på. Är du minsta osäker, stega dig igenom varje enskild markering och kontrollera varje föreslagen ändring för sig.
Annars kan det gå som för mina forna kollegor på kvällstidningen GT i slutet av 90-talet, när tidningen precis hade köpts av Expressen, och vi döpte om en filmklassiker av misstag.
Det var mitt i sommaren och det omfattande arbetet med att synka ihop personal och produkter mellan de två tidningarna hade nyligen inletts.
Tanken var att vi skulle dela material med varandra.
Av oss fick Expressen nyheter och bilder som vi producerat i Västsverige under dagen.
I utbyte fick vi de stora riks- och utlandsnyheterna från Stockholmsredaktionen, liksom färdiga Expressen-sidor med nöjes- och helgläsning.
För oss som satt på GT:s dåvarande redaktion ute på Hisingen gällde att snabbt ”GT:fiera” det inkommande materialet så att det överensstämde med vår tidnings övriga utseende: Byta typsnitt, ändra färger på plattor och streck från Expressens blå till GT:s röda och så vidare.
Frampå småtimmarna, precis innan tryckning, kom nattchefen plötsligt på att vi hade glömt att söka igenom texterna efter ordet ”Expressen”. Det förstås skulle bytas ut mot ”GT” i meningar av typen ”Expressen har sökt XX för en kommentar” eller ”Enligt Expressens källor handlar det om…”.
Snabbt som attan gjordes en automatersättning av rubbet med hjälp av SÖK/ERSÄTT-funktionen. Därefter gick sidorna rätt in i tryckpressen som satte igång att mata ut lördagstidningar i en strid ström till de väntande budbilarna.
Det var inte förrän dagen därpå, när vi fick gliringar från både läsare och kollegorna i Stockholm, som vi upptäckte riskerna med SÖK/ERSÄTT.
Det handlade om en stort uppslagen artikel på temat ”Bästa sommarfilmerna när det regnar”, vilken sträckte sig över ett helt uppslag med massor av bilder och grafik.
I topp låg en film som hette ”Mordet på Orientexpressen”.
Fast inte i vår tidning förstås.