Digitala möten har blivit ett vanligt inslag i vardagen och för många en förutsättning för att kunna sköta sitt jobb. Men det man kanske inte tänker på är att det digitala mötet ofta ställer högre krav på oss än det fysiska.

Här följer några tips som hjälper dig att lyckas med ditt virtuella möte:

  • Förbered dig noga och lägg fram alla papper och det du behöver så att du är klar en stund innan mötet ska starta. Kontrollera så att tekniken fungerar.
  • Struktur för mötet är ännu viktigare när alla sitter bakom sin skärm. Mål och syfte med mötet ska vara klart och tydligt. Mejla ut en agenda för mötet i förväg.
  • Skapa en lugn miljö och se till att det inte är rörigt i bakgrunden. Placera kameran i ögonhöjd och se till att du har ett bra ljus i ansiktet så att du till exempel inte sitter i motljus och blir alldeles mörk.
  • Checka in till mötet och är du den som leder mötet så hälsa alla välkomna. Låt alla komma till tals och involvera deltagarna med frågor. Men prata inte i mun på varandra utan låt den som vill ha ordet räcka upp en hand. Stäng gärna av mikrofonen när du inte pratar. Var hela tiden fokuserad på mötet och pilla inte på telefonen eller något annat vid sidan om.
  • Även om det finns en tydlig agenda så behöver det inte vara stelt och tråkigt. Beroende på vilken typ av möte det är så lämna även utrymme för lite fikaprat. Bjud på dig själv, berätta något roligt. Det ger energi till mötet. Är det ett långt möte kanske man kan göra utrymme för en gemensam kaffepaus eller tid för toalettbesök.
  • Avsluta gärna mötet med en sammanfattning ifall någon drabbats av tekniskt strul eller dålig täckning. Du kan också mejla ut en sammanfattning i efterhand.

Träna gärna på digitala möten med dina kollegor och ska du leda ett möte så kör en repetition innan.

Lycka till!