Att hitta på nytt material till företagets nyhetsbrev eller kundtidning … det kan kännas trögt ibland. Men med en genomtänkt struktur blir det lättare – båda att planera framåt och att kläcka idéer.
Här är några tips på hur du kan lägga upp arbetet.
Med en färdig idébank och checklista kan jobbet bli enklare. Här ska vi ta fram en basmodell som ger bra blandning med bredd och spets, och som hjälper oss i det kommande arbetet. Med andra ord, en liten verktygslåda som kan fungera som ”uppslagsgenerator”.
Men först, några generella råd:
• Ta hjälp med input
Bär inte allt ansvar för innehållet själv. Be kollegorna om hjälp med idéer. Det kan ibland visa sig vara lättare sagt än gjort. Trots att tillfrågade lovat att tänka till kan tipsen till din inkorg ändå bli få. Då kan det vara bättre att välja ut några nyckelpersoner i organisationen som du bygger en personlig relation till, och som du kan ringa och pumpa på information.
• Fler ögon ser mer än två
Bolla gärna både planering och ditt skrivna material med fler. Du förankrar idéer och kan få konstruktiva synpunkter.
• Mängden information till nyhetsbrevet
Ta inte i för mycket. Mottagarnas tid är begränsad – liksom din. Tre–fyra grejer per nyhetsbrev kan vara alldeles lagom. Dessutom är utgivningstakten en annan parameter som du styr mängden information över tid med.
• Kundnyttan
Allt material som riktar sig till kunder – befintliga som presumtiva – bör utgå från nyttan eller hur intressant det kan tänkas vara för mottagarna. Det kan tyckas självklart, men ibland behöver vi bli påminda om det.
SÄTT IDÉBANKEN PÅ PRÄNT
Lista övergripande kategorier eller typer av artiklar som skulle kunna vara återkommande i ert nyhetsbrev. Överarbeta inte, du kan uppdatera eller komplettera senare. Men med beskrivningarna på pränt får vi något att förhålla oss till och som kan underlätta idekläckningsfasen i skarpt läge.
Här är några exempel på tänkbara kategorier. Vissa passar bättre för tillverkande branscher, andra för förvaltande:
- Nyheter från ert företag: Nya/förändrade produkter/tjänster eller sådana som behöver lyftas, service- eller transportlösningar som visar på er USP eller är affärsdrivande, handelslösningar, förändringar på lagret, sortiment, förberedelser för/er syn på kommande lagstiftning, forskningssamarbeten, byte av nyckelpersoner med mycket kundkontakt, satsningar, rekrytering, projekt, miljöarbete med mera.
När det gäller framgångar för det egna företaget i form av utmärkelser, säljrekord, nomineringar tyder klickstatistik från digitala nyhetsbrev att de är mest intressanta internt. Det betyder inte att de ska utgå – symbol- och PR-värdet är viktigt – men de kanske inte behöver den mest iögonfallande placeringen, eller vara så utförliga. En bild och bildtext eller kort intervju med någon berörd kan räcka. - Goda exempel: Lyft fram kunder. Framgångsrika verksamheter som det går bra för, gör samhällsnytta, ror hem stora uppdrag, tillverkar något ovanligt eller med spetsteknik, går i bräschen.
– Hyresgäster som utmärker sig på ett positivt sätt, är profiler, tar ansvar, är aktiva i föreningslivet eller har den där välskötta balkongen som väcker uppmärksamhet.
Trovärdigheten stärks om fokus ligger på kunden, utan att de behöver nämna vilken fin kontakt de har med er säljare, eller hur bra ni är som leverantör. Att de är nöjda kunder är underförstått. - Bredd: Säkerställ att alla affärsområden eller kontor blir representerade över tid. Alla måste inte vara med varje gång eller lika ofta, det viktiga är att ingen går under radarn eller blir bortglömd på årsbasis. Detsamma gäller om ni eller kunderna är spridda geografiskt. Ett sätt kan vara att jobba med skiftande teman per nyhetsbrev: branschvis, geografiskt, teknikmässigt till exempel.
- Aktuella namn. Enskilda eller grupper som utmärker sig, gör nåt spännande eller ovanligt vid sidan om, jubilerar eller inspirerar: kunder, anställda, externa med relevans för verksamheten med mera. ”Hallå där Nisse Nilsson på Y-konsult i Skara, du har dragit igång en insamling för xxxxxx” – eller vad det nu månde vara.
- Tips. Bjussa på kunskap. Ditt företags kunnande är värdefullt. ”Smartare orderläggning”, Best practise, kunskapshöjande insikter kring material, energi- eller kostnadsbesparande åtgärder och så vidare. Har ni några experter (klart ni har!): Varför inte ge dem ett utrymme där de får besvarar frågor av typen ”gör så här” eller delar med sig av tips/lärande.
- Miljö. Miljöaspekten kan förstås löpa som en röd tråd genom allt material, eller så är den värd en egen kategori för större fokus.
- Externa röster. Det kräver kanske lite större arbetsinsats, men forskare, organisationer eller utbildningsanordnare kan bredda perspektivet.
- Återblick/uppföljningar. Jobbar du på ett företag med lång historia och som har ett någorlunda överskådligt arkiv? Grattis, då har du ytterligare en källa att ösa ur och som ger både knorr och perspektiv. Använd till kortfattade texter av typen Återblicken, ”Det var då”…, ”För 30 år sedan…”. Att följa upp tidigare publicerade nyheter är en annan sak som ofta glöms bort i jakten på nyheter, men som kan vara väl så intressant. Den där satsningen eller projektet som var hett för tre år sedan – hur gick det?
- Statistik. Omsättningen på lägenheter eller åldersmixen i ert bestånd, pristutvecklingen på råmaterial – exemplen på fakta som kan omsättas i statistik är obegränsad. Ger båda bra exklusivt innehåll som ständigt kan uppdateras samtidigt som det med fördel kan bildsättas i grafikform. Kanske kan du be någon kollega sammanställa siffrorna.
När du känner dig nöjd med listan, rangordna kategorierna utifrån lämplig frekvens. Vissa, som de egna nyheterna, märker du med ”ALLTID”, andra med ”KVARTALSVIS”, ”UNDER ÅRET” och ”NÄR DET ÄR LÄMPLIGT”.
Nu återstår det roligaste – att producera själva innehållet. Lycka till!
Bild: Freepik