När det händer något på företaget, något som är värt lite mer uppmärksamhet än ett snabbt inlägg på Linkedin – i det läget kan det vara rätt att ta till en pressrelease.
Så här bygger du upp den.
• Börja med att granska uppslaget. Kommer du verkligen med något tillräckligt intressant? Har du inte något nytt att komma med kommer den inte att väcka något intresse … och arbetet är meningslöst. Tänk dig in i slutmottagarens sits, vilket ofta är en nuvarande eller blivande kund, eller kanske en allmänhet om du exempelvis jobbar på en myndighet. Kommer de verkligen ha nytta av att veta det du skriver om?
• Lägg in viktiga faktauppgifter. Hur stor är den nya affären i kronor och öre, hur mycket energi sparar maskinen du vill sälja eller hur många människor berörs av det beslut din organisation har fattat?
• Använd faktarutor. Siffror i alla ära, men dränk inte brödtexten i alltför specialiserade uppgifter. Lägg hellre de mer intrikata detaljerna i en egen box i slutet.
• Se till att logiken är med. Glöm inte viktiga upplysningar som får texten att hänga ihop. Har du gjort en ny affär med ett företag får det inte finnas missförstånd kring om det är hela koncernen det gäller eller kanske bara ett dotterbolag med ungefär samma namn. Är det en ovanlig produkt eller ett krångligt ämne – skriv ändå sa att även de mindre insatta hänger med.
• Glöm inte citaten. På dagstidningar använder de som regel pressreleaser som faktaunderlag och ringer upp ibland upp för att ställa egna frågor. Men det hinns inte alltid med, särskilt en del fackpress kan ta in pressreleaser mer eller mindre som de är skrivna. Därför ska du alltid ha bra uttalanden från någon eller några nyckelpersoner i din text, vilket också ger dig en chans att få med exakt det budskap du vill i exempelvis en tidningsartikel.
• Och på tal om citaten, se till att ha med kontaktuppgifter till dem som uttalar sig i pressreleasen, ifall någon vill ställa fler frågor. De personerna bör också vara tillgängliga för samtal den dag pressreleasen går ut. Särskilt om det rör sig om en nyhet som berör många.
• När det gäller den stilistiska utformningen ska du se till att ha med den viktigaste nyheten i de allra första meningarna, ungefär som en tidningsingress. I övrigt finns det olika skolor för hur texten ska disponeras. Det ena sättet är lite mer torrt. Du presenterar fakta och citat utan att skapa någon mer konstfärdig produkt rent stilistiskt. Den metoden fungerar bra om du räknar med att nyheten är av en dignitet så att de allra största medierna nog kommer att nappa i vilket fall. De gör ändå något eget av den fakta du presenterar då behöver inte pressreleasen vara läsvärd i sig. Den andra metoden handlar om att göra en text som väcker intresse även genom sin utformning, vilket är en fördel om du inte har en självklar plats på redaktionernas agenda. Då ska citaten gärna vara lite mer slagfärdiga och rundmålningarna lite mer attraktiva. Hur du än gör, försök att hålla nere längden. En A4-sida är ett behändigt format.
• Din logga ska självklart vara med, liksom en så kallad boilerplate med uppgifter om vem du är och var du finns. Gör gärna också en kort faktaruta om företaget, myndigheten eller vem du nu representerar. Vad jobbar ni med, var har ni ert huvudkontor, finns ni på andra platser i världen, vilken marknadsposition har ni, hur många anställda finns det inom bolaget och vad har ni för omsättning?
• Till sist, missa inte att skicka med bra bilder av bra kvalitet och med hög upplösning. Och se till att de visar det som nyheten gäller. Personporträtt på dem som uttalar sig får också gärna finnas med. Har du inga bra? Då kan det vara en god investering att hyra in en riktig fotograf några timmar. Kostnaden räknar du snabbt hem om du får med ditt budskap i tryckta eller digitala medier med god spridning.